Efficiënte corporate housekeeping met Legal Platform
Tips voor goede corporate housekeeping
Maar wat is dan Corporate Housekeeping?
Wat is Corporate Governance nu eigenlijk?
Tips voor goede corporate housekeeping
A. Wees bewust van de rechten en plichten van uw bedrijf. Let vooral op de volgende punten:
- Deponeer uw jaarcijfers (bij voorkeur goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA)) bij de Kamer van Koophandel uiterlijk 13 maanden na het einde van het boekjaar. Bijvoorbeeld met een einde boekjaar van 31 december 2010, dient u uiterlijk 31 januari 2012 te deponeren.
- Check de statuten hoe vaak een bestuursvergadering dient te worden gehouden. Normaal is dit minimaal 1 keer per jaar.
- Probeer uw jaarrekening binnen vijf maanden (standaard periode) te laten goedkeuren door de AvA. Zo niet, bekijk uw statuten wat er geregeld is met betrekking van verlenging van de periode voor het goedkeuren van de jaarrekening.
- Weet wanneer u aandeelhouders- en/of bestuursbesluiten nodig hebt om besluiten te formaliseren volgens de wet en de statuten.
- Geef veranderingen met betrekking tot aandeelhouders, bestuurders, gevolmachtigden, statuten, contact/adresgegevens, activiteiten en kapitaal meteen door aan de Kamer van Koophandel.
- Check of uw bedrijf wettelijk verplicht is de jaarrekening te laten controleren door een auditor (externe accountant).
- Houd overzicht over de contractuele verplichtingen van uw bedrijf.
- Check of uw bedrijf verplicht een Ondernemingsraad moet instellen.
B. Breng het bovenstaande duidelijk in kaart, zodat u geen deadline kunt missen. Gebruik een goed systeem hiervoor, die gebruiksvriendelijk en overzichtelijk is. Wellicht heeft u al een dergelijk systeem, zo niet verdiep u in de mogelijkheden.
Maar wat is dan Corporate Housekeeping?
Corporate Housekeeping draait ook om goed ondernemingsbestuur, maar richt zich op de juridische administratie van de vennootschap. Veel ondernemers denken dat het juridisch werk voltooid is wanneer de vennootschap is opgericht. Dit is echter niet het geval.
Het is van belang voor een vennootschap om een goede “corporate housekeeping” te hebben om ervoor te zorgen dat het goed functioneert en aan alle juridische wet- en regelgeving voldoet. Bovendien staan bepaalde best practices van corporate housekeeping ook beschreven in de statuten van de vennootschap zelf, bijvoorbeeld wanneer er aandeelhouders- of bestuursbesluiten nodig zijn of wanneer de algemene vergadering van aandeelhouders uiterlijk moet worden gehouden.
Zo heeft een vennootschap jaarlijks verplichtingen waaraan wettelijk aan voldaan moet worden, zoals bijvoorbeeld het deponeren van de (al dan niet goedgekeurde) jaarcijfers bij de Kamer van Koophandel, het houden van een algemene vergadering van aandeelhouders en een bestuursvergadering waarvan ook notulen dienen te worden gemaakt.
Daarnaast valt onder Corporate Housekeeping ook het beheren van de contracten van de vennootschap, zodat aan alle verplichtingen wordt voldaan en dat de contracten tijdig worden verlengd (indien van toepassing).
Over het algemeen wordt bij een groot bedrijf de Corporate Housekeeping uitgevoerd door de corporate secretary of de bedrijfsjurist(en). Maar bij een grote onderneming met veel deelnemingen in meerdere deelnemingen is het een lastige taak om de relevante documenten van al die deelnemingen in handen te krijgen. Zo stond hierover ook een artikel op de website Bedrijf en jurist, maar er werden meerdere oplossingen aangedragen om dit op een zo efficiënt mogelijke manier te kunnen doen. Hierover meer in de volgende post.
Heeft u ervaring met corporate housekeeping en de daaraan gerelateerde uitdagingen van het verzamelen van de juridische documenten van groepsmaatschappijen?
Wat is Corporate Governance nu eigenlijk?
Het doel van corporate governance is het waarborgen van de belangen van de aandeelhouders en stakeholders door middel van een goede bedrijfsvoering in de onderneming en het vergroten van de transparantie en verantwoording in een onderneming.
Er is sprake van goede corporate governance indien de volgende elementen aanwezig zijn:
- integer en transparant handelen door het bestuur
- efficiënt toezicht op het bestuur
- een goed evenwicht tussen het bestuur, de raad van commissarissen (indien van toepassing) en de algemene vergadering van aandeelhouders
- verantwoording van de bestuurders en commissarissen over hun taakuitoefening
Goede corporate governance is niet alleen van belang voor de aandeelhouders en de stakeholders, maar ook voor de bedrijven zelf. Uit onderzoek “the Investor Opinion Survey” van McKinsey & Company (2000) is gebleken dat ruim 80% van de beleggers bereid is om meer te betalen voor aandelen van een goed bestuurde onderneming dan voor aandelen van een slecht bestuurde onderneming die vergelijkbare financiële prestaties levert.
Introductie
Deze website biedt gebruikers juridische informatie aan met betrekking tot Nederlands vennootschapsrecht en corporate governance.
Indien u vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de artikelen op deze website, maak gerust gebruik van de mogelijkheid om commentaar te geven. Dit wordt zelfs aangemoedigd.
